PCをきちんと使いこなしていますか
オフィス業務をするときPCの使用はほぼ当然のこととなっています。
PCは一家に一台どころか一人一台というほどに普及していますので、全くPCに触れたことがないという人はもはやそう多くはないでしょう。
どのような業種や業態の仕事に就くにしてもPCを使用した業務は必ず必要になりますが、その使用方法はどんな仕事をするかによってまた微妙に異なっています。
与えられた仕事を効率的にこなしていくためには、まずはそうしたPCの使いかたをしっかりとマスターし業務にかかる時間を短縮していくことができるよう工夫をしていく必要があります。
実際のところ、時間を効率化させるためにPCを導入してはみたものの、使いこなすことができないためにむしろ時間がかかってしまっているというような職場も案外多く見られるものです。
PCを使用することのメリットを最大限に生かす
PCを業務内に上手に取り込んでいくためには、まずそうすることによるメリットは何かということを意識する必要があります。
手作業で業務を行う場合、まずもっとも大変になるのが使用した書類のファイリングです。
業務をしていくときには必ず顧客リストや契約書類など大切な内容を記載した書類が大量に発生することになります。
これが数ヶ月～数年におよぶ蓄積量になってくると、過去に使用した書類がどこにあったかを探すだけで長い時間がかかってしまうことになります。
また紙を使用しての記録の場合には、それらを保管する場所を確保しなくてはいけませんし、湿気やホコリといった物理的な刺激から保護していかなければ長期的な保管をすることができません。
PCを使用するとそれら書類をごく小さな記憶媒体の中にまとめることができるとともに、簡単に複製をすることができるようになります。
まずはそうした記録の簡易化を一番に心がけ、必要な書類の検索や取り出しがすぐにできるようにルールを決めた保存方法ができるようにしていきましょう。
これがしっかりできるようになるだけで、かなり日常業務にかかる時間は短縮することができます。
PCも紙も基本は同じく「整理整頓」
PCを使用するといつでも簡単に保存や作成ができてしまうので、ついつい乱雑な保存方法をとってしまいがちです。
昔から「机を汚くしている人は仕事ができない」と言われていますが、現代風にアレンジするなら「PCのデスクトップ画面が汚い人は仕事ができない」ということでしょう。
最近はPCの検索機能も高度化したことで、どこに保存をしてもすぐに見つけることができるようにはなっていますが、それでもどこに何が入っているかを把握できているか、またそのフォルダ分けなどは大変重要なことです。
