「会議が長い・・・」、「会議をした結果無駄に時間を使ってしまった・・・」、「会議ってそもそも意味があるのだろうか・・・」そう思っている人も少なくないはず。生産性の向上が叫ばれる中、なぜ無駄な会議はなくならないのでしょうか。
無駄な時間をかけないための方法や、弊社も利用して生産性の向上につながっている、貸し会議室を利用した会議の方法を紹介します。
会議資料の作り方
会議に使用する資料の多くはパワポでつくられています。資料を作成する人によっては「みんなで閲覧するから見やすく、キレイに漏れがなく完璧なものを作らなくては」と気合を入れて会議資料に3時間、4時間と時間をつぎ込んでしまう人が多くいます。
しかし実際は必要のないページを作っていたり、逆に会議の目的の部分が手薄だったりといった資料になることがあります。資料作成については、どんな目的で、何を決定する会議なのかポイントをあらかじめ資料作成をする人が理解していなくてはなりません。
会議のキーパーソンに確認しながら、基本的には必要最低限内容だけを入れるように作成するようにしましょう。会議資料がコンパクトにまとまるほど、議題にブレが生じなく効率的な会議が期待できます。
会議に先だち必要な「報・連・相」
無駄な時間をかけないためには、会議をする前段階で上司や同僚へ「報・連・相」を日ごろから徹底させます。
「報告」とは、新しい情報や変更内容などがある場合必ず事前に報告しておくことが大切です。
「連絡」とは、会議の時間を設定し、必ずその時間内に決定させるという目標を会議の前に連絡しておくことが有効です。
「相談」とは、会議を進めるにあたって気がかりなことをあらかじめ相談します。
このようにして、最短で問題解決に至るようにあらかじめ会議の筋道を立てることが、会議の生産性の向上につなが
ります。
効率化のポイント
会議をする前にはスクリーンに映し出すパソコンの用意や、プロジェクター、プロジェクター用のスクリーンやモニターを用意しなければなりません。しかし、会議のたびにそれらの用意をしまた片付けるといった時間は非効率と言えます。そこで、既に機材が準備してある貸し会議室で会議をしてみてはいかがでしょうか。効率化のポイントとは、当たり前だと思っていることを疑うことから見つかることも多いのです。
貸し会議室のメリット
私どもの会社でも貸し会議室を利用することがあります。弊社は秋葉原駅の近くにオフィスがあるのですが、駅からは15～20分ほどあります。そこで秋葉原の駅前にある貸し会議室を緊急性の高いミーティングを開く際利用することで、効率化を図っています。それまでは、会社にいちいち戻って、プロジェクターやモニターなどを用意をして、それぞれが集まるのを待つ・・・といったことが当然のことと考えていました。ですから、すぐに会議を始めるということはできませんでした。しかし、会議によっては必ずしも会社の中でおこなわなくても良いテーマがあります。例えば、緊急の会議や臨時の会議などです。いちいち会社に戻って、準備をして、遅れてくる出席者を待ってから行うより、出先から貸し会議室に向かって、すぐに会議が始められる方が効率がよいのです。実際に貸し会議室を利用することで、意思決定が早くなり、良い結果を生み出せるケースが多くあります。また、社外で会議を行うことは参加者が会議時間を強く意識することにつながりました。無駄な話しがなくなり、今、議論しなくてはならないことに集中することで、勢いのある活発な意見やアイデアも出てきやすい環境になりました。
「生産の上がらない会議をしている・・・」と感じているのであれば、貸し会議室を利用してみたり、これまでの会議を振り返って無駄な時間をかけているところなないか見つけたりすることから始めみてはいかがでしょうか。
